| Clase 1. Aclarar una petición vaga por Teams o en el pasillo |
| Estás en tu mesa cuando un compañero te manda un mensaje rápido: “¿Me puedes arreglar esto hoy?”. No hay contexto, ni número de referencia ni un responsable claro. En esta lección practicarás cómo convertir ese tipo de petición vaga en algo que realmente puedas gestionar. Trabajarás con un hilo corto de chat, una pantalla básica de workflow y un registro sencillo de tareas. Aprenderás a hacer preguntas concretas, confirmar el plazo y acordar quién se encarga de qué, sin sonar molesto ni excesivamente disculpándote. Como las oficinas reales son informales, también practicarás a reconocer expresiones relajadas del día a día (incluidos saludos típicos australianos que puedes oír) mientras mantienes tu propio tono profesional. Al final, serás capaz de producir un resumen claro, en un solo párrafo, de la solicitud y los siguientes pasos, y tendrás una rutina repetible que podrás usar para casi cualquier tarea administrativa “de pasada”. |
| Clase 2. Pedir los datos que faltan para completar un formulario interno |
| Te llega una solicitud a la bandeja, pero al formulario le faltan campos clave y no han adjuntado la documentación. Si lo tramitas así, luego lo rechazarán. Si lo devuelves, tienes que hacerlo de forma clara, neutra y fácil de seguir. En esta lección practicarás cómo detectar qué falta escaneando un formulario, comprobando campos obligatorios y comparándolo con un breve extracto de la política. Después redactarás y dirás peticiones estructuradas de información que no suenen acusatorias. Practicarás un estilo de lista de comprobación que funciona muy bien en Teams, tickets internos o correos cortos, y también practicarás cómo confirmar correctamente nombres, fechas y números de referencia para poder actualizar el registro sin errores. Al final, serás capaz de pedir exactamente lo que necesitas para seguir adelante, con un plazo claro y un resumen ordenado que reduce el ida y vuelta. |
| Clase 3. Perseguir una aprobación con educación cuando el plazo se acerca |
| La solicitud está lista, pero no puede avanzar sin la aprobación de un responsable. El plazo se acerca y necesitas hacer seguimiento sin sonar agresivo ni emocional. En esta lección practicarás una secuencia realista de recordatorios: un primer aviso amable, un segundo seguimiento más firme y un mensaje de escalado tranquilo cuando sigue sin haber respuesta. Trabajarás con una vista de workflow de aprobación, las respuestas de chat de un manager ocupado y una regla sencilla de escalado (a quién contactar y cuándo). Practicarás un lenguaje que muestre urgencia sin pánico y aprenderás a explicar el impacto de forma clara: qué se retrasa, qué riesgo hay y qué decisión necesitas. Al final, podrás perseguir aprobaciones de forma profesional, mantener una relación positiva y cerrar la interacción con un responsable claro y un siguiente paso con plazo definido. |
| Clase 4. Revisar una solicitud de compra antes de generar el pedido |
| Tienes una solicitud de compra, pero algunos datos parecen arriesgados: el presupuesto no está claro, falta el centro de coste y la justificación es demasiado vaga según la política. En esta lección practicarás cómo revisar bien la solicitud antes de generar un pedido. Trabajarás con el resumen de una petición de compra, un fragmento de presupuesto de proveedor y un extracto breve de las normas de compras. Practicarás cómo pedir la información que evita retrasos después: datos correctos del proveedor, plazos de entrega, descripción de los artículos, codificación y la persona aprobadora adecuada. También practicarás cómo explicar el proceso en un lenguaje sencillo para que tus compañeros entiendan qué ocurre después y por qué necesitas ciertos campos. Al final, serás capaz de confirmar que una solicitud de compra está completa y cumple la política, y podrás redactar una actualización interna breve y trazable que refleje qué has comprobado y qué está pendiente. |
| Clase 5. Resolver un descuadre entre factura y pedido con Finanzas y proveedores |
| Llega una factura y Finanzas la marca: el importe no coincide con el pedido y falta el albarán de entrega. Aquí es donde tu inglés administrativo tiene que ser objetivo, preciso y calmado. En esta lección practicarás cómo comparar los campos clave de los documentos y describir la discrepancia con claridad, sin buscar culpables. Trabajarás con el resumen de un pedido, un extracto de factura y un fragmento de albarán. Practicarás el lenguaje de la evidencia: líneas, cantidades, totales, IVA, fechas y referencias. También practicarás cómo contactar con un proveedor o servicio externo para solicitar el documento que falta y acordar qué se hace a continuación (nota de abono, factura corregida o confirmación de que hay que modificar el pedido). Al final, serás capaz de redactar un breve resumen de la discrepancia para Finanzas y de acordar el siguiente paso con un responsable claro y un plazo realista. |
| Clase 6. Explicar la política de gastos y registrar la decisión con claridad |
| Llega una nota de gastos fuera de plazo, sin justificante y con una categoría que no cuadra. La persona reclamante está frustrada y quiere un reembolso rápido. En esta lección practicarás cómo explicar una política de gastos de forma neutra y profesional, sin dejar de ser útil. Trabajarás con un extracto de la nota de gastos, un párrafo corto de la política y un ejemplo de nota de caso preparada para auditoría. Esta lección también es un punto de control: reciclas el ritmo clave del curso (aclarar, confirmar, actuar, documentar) y practicas el control de tono cuando tienes que decir que todavía no se puede pagar o que no es aceptable, sin que suene personal. Aprenderás a ofrecer alternativas realistas, como la reentrega con el justificante correcto, un cambio de categoría o una vía de excepción que requiera aprobación. Al final, podrás comunicar una decisión clara, confirmar los siguientes pasos y redactar un registro conciso que cualquier otro compañero de administración entendería más adelante. |
| Clase 7. Corregir un error en la hoja de horas antes del cierre de nómina |
| Hoy es el cierre de nómina y la hoja de horas de un compañero tiene un error: las horas no cuadran, falta un día de ausencia o se ha usado un código incorrecto. Tienes que arreglarlo rápido, pero es un tema sensible. En esta lección practicarás cómo hacer preguntas precisas sobre horas, fechas y códigos, y cómo confirmar las cifras corregidas con claridad. Trabajarás con un extracto de parte de horas, un aviso corto de cierre y un paso del workflow de aprobación. Practicarás un lenguaje que mantenga el tono respetuoso y tranquilo, pero dejando clara la urgencia. También practicarás cómo actualizar el estado en el sistema y escribir una nota breve que deje constancia de qué se cambió y quién lo confirmó. Al final, podrás gestionar con confianza tareas administrativas relacionadas con nómina en momentos críticos, sin sonar agobiado y con la exactitud necesaria para evitar problemas después. |
| Clase 8. Responder a una solicitud de datos personales usando lenguaje RGPD |
| Un compañero te pide que compartas datos personales con rapidez: una dirección particular, una fecha de nacimiento o un contrato. Quieres ayudar, pero también debes seguir el proceso correcto y compartir solo lo que está permitido. En esta lección practicarás cómo responder a una solicitud delicada con un lenguaje cuidadoso y sin dramatizar. Trabajarás con un mensaje breve de petición de datos, un aviso sencillo de confidencialidad y un listado de pasos del proceso. Practicarás el lenguaje de permisos, canales seguros y principio de mínima información necesaria. También practicarás cómo ofrecer una alternativa segura: dirigir a la persona a la vía de solicitud correcta, sugerir qué sí puedes compartir o explicar qué prueba o autorización hace falta. Al final, serás capaz de proteger la confidencialidad manteniendo un tono profesional y colaborador, y podrás escribir una nota interna breve que registre la solicitud y tu respuesta de forma trazable. |
| Clase 9. Responder a las preguntas de un auditor con evidencias y referencias |
| Un auditor te pide aclaraciones sobre una excepción: “¿Por qué se aprobó esto?” y “¿Dónde está la evidencia?”. No vale responder con explicaciones vagas. Necesitas referencias claras, un tono objetivo y un rastro documental limpio. En esta lección practicarás cómo leer una pregunta de auditoría corta, localizar la información correcta en un registro de caso y responder con un lenguaje conciso y trazable. Trabajarás con un registro de aprobación, una cláusula de política y un ejemplo de nota de auditoría. Practicarás cómo referenciar documentos y pasos del workflow sin dar rodeos y cómo explicar una excepción de forma neutra: qué ocurrió, qué se aprobó y dónde está documentado. También practicarás qué hacer cuando falta información: cómo indicar qué has comprobado y qué vas a hacer a continuación. Al final, podrás responder con profesionalidad y seguridad, incluso cuando te estén examinando de cerca. |
| Clase 10. Coordinar una entrega o una reparación con Mantenimiento bajo presión |
| Falta una entrega o hay una avería urgente y varias personas quieren respuestas ya. Necesitas recopilar los datos correctos, registrar la incidencia correctamente y mantener informados a los implicados sin hacer promesas que no puedas cumplir. En esta lección practicarás un flujo realista de coordinación con Facilities: registrar el problema, confirmar ubicación y acceso, conseguir una hora estimada de resolución y escalar cuando el nivel de servicio esté en riesgo. Trabajarás con un extracto de albarán, una plantilla de ticket de servicio y un hilo corto de mensajes con un compañero frustrado. Practicarás instrucciones claras, preguntas precisas y mensajes de actualización breves y fáciles de reenviar. También practicarás cómo redactar un resumen tipo incidencia que recoja qué ha pasado, cuándo, el impacto y el siguiente paso. Al final, serás capaz de gestionar la presión con calma y mantener la comunicación organizada y trazable. |
| Clase 11. Recoger acciones de una reunión y hacer seguimiento de las actualizaciones |
| Se termina una reunión, todo el mundo sale corriendo y dos días después nadie recuerda quién se comprometió a qué. Esta lección se centra en una habilidad administrativa que protege silenciosamente los proyectos: recoger decisiones y acciones con claridad y después hacer seguimiento de forma que la gente de verdad responda. Trabajarás con un conjunto breve de notas de reunión, un extracto de un cuadro de acciones y varias respuestas realistas de compañeros ocupados. Practicarás cómo redactar acciones con responsables y fechas límite, cómo confirmar decisiones con un lenguaje neutro y cómo pedir una actualización rápida de estado sin que parezca que persigues por perseguir. También practicarás cómo convertir una conversación larga en un resumen corto, centrado en decisiones, que puedas pegar en un tracker o en un ticket. Al final, serás capaz de mantener el impulso después de las reuniones y dejar registros claros, útiles y trazables. |
| Clase 12. Gestionar una semana completa de tareas administrativas en una simulación integrada |
| Esta última lección es tu proyecto final: una “semana en la mesa de administración” realista en la que se te juntan varios frentes a la vez. Un descuadre de factura necesita evidencias, a una solicitud de compra le falta codificación, llega tarde una consulta relacionada con el cierre de nómina y una petición de datos requiere un trato muy cuidadoso. Tendrás que priorizar qué hacer primero, decidir qué registrar y en qué momento escalar. Trabajarás con un paquete de materiales breves (mensajes, un extracto de política, una vista de workflow y fragmentos de documentos) y producirás el tipo de resultados que demuestran control a nivel B2: un mensaje de aclaración claro, una actualización corta para implicados, un breve informe de escalado y una nota de caso lista para auditoría que cierre el ciclo. El foco está en mantener la calma profesional bajo presión: límites claros, datos exactos y documentación ordenada que ayuda a la organización a avanzar. Terminarás con una revisión estructurada que reactiva las expresiones más útiles, para que salgas con un kit personal que puedas aplicar en tu trabajo desde el primer día. |
